А как работа с файлами построена, если не секрет?
Во-первых, структурирование объектов по стадии разработки - инициация, работа, архив. Это три корневых каталога. Из раздела в раздел папка объекта переезжает целиком, со всеми вложениями.
Во-вторых, структурирование объектов по назначению (легче искать) - Банки, Торговые центры, Жилье, Автопредприятия, Гостиницы и т.п .
Если по одному адресу много заказов, то они вложены в общий родительский каталог. Например, Завод1/Цех1, Завод1/АБК, Завод1/Котельная.
В базе хранится общий каталог работы, начиная с "во-вторых", а в самой базе есть отметка - инициация, работа или обслуживание, сразу понятно в какой раздел лезть. Перенос каталога работы делается вместе с отметкой в БД.
Внутри каталога конкретного объекта типовой для всех работ набор папок: Исходные данные, ТЭП, Проект П, Проект Р, Исполнительная, ну и возможны ТМП, Всопомогательное, ТЗ, Экспертиза. Внутри может быть деление по типам систем: ПС, ОП, КД, ВН, ОС. В принципе, конечный набор и без самодеятельности.
Если заходов несколько на определенном этапе, добавляем порядкоый номер или дату. Исходники раскладываем по датам поступления, остальное папки с номерами Проект.П1, Проект.П2 и т.д.
Названия файлов тоже типовые: пара букв идентификаторв объекта и префиксы, типа ОЛ, ПЛ, СХ, ПЗ и т.п. В принципе, любой, кто заглянет, способен разобраться.
Ну и подразделение работает в общем месте на серваке, ничего по личным компам кроме личной информации. Очень помогает при текучке кадров. Перед увольнением заставляла каждого привести в порядок свои работы, упорядочить всю самодеятельность, а каждому новичку выдаю правила именования файлов и организации каталогов.
Учитывая, что народ меняется, а я остаюсь с творчеством каждого, жесткие правила себя очень оправдывают.